Matriz de Competências

O que é uma Matriz de Competências?

         Antes de qualquer coisa, vamos relembrar o conceito de matriz, que é uma forma de organização de informações em linhas e colunas, de maneira a permitir relacioná-las  para análise de uma determinada situação.

            Competência é a integração de um conjunto de conhecimentos, habilidades e atitudes.

            Conhecimento é saber o que precisa  ser feito em determinada situação.

            Habilidade é a capacidade de transformar um conhecimento em ação, de forma a resultar em um desempenho desejado.

            Atitude é a vontade de fazer.

          Dessa forma, temos que uma matriz de competências dentro de uma empresa  deve ser uma ferramenta que permita organizar as competências necessárias para se exercer determinada função.

Quais os usos de uma matriz de competências?

         O sonho de todo gestor é que sua equipe realize suas tarefas da melhor maneira possível, atingindo ou superando os resultados esperados com qualidade, segurança e dentro das normas,  prazos e custos.

            Para realizar determinada tarefa, sabemos que é necessário ter conhecimento das normas, procedimentos e técnicas, habilidade de transformar esse conhecimento em ação e atitude de fazer acontecer quando necessário, ou seja, tem que ter a competência desenvolvida. Assim , é preciso elencar as competências necessárias para cada função da companhia.

Todos devem ter o mesmo nível de competência na equipe?

·                     Várias funções exigem a mesma competência, porém em níveis diferentes de domínio. Deseja-se que um Operador de Máquinas conheça as normas de EHS da empresa. Já de um supervisor espera-se que  conheça as mesmas profundamente, saiba cobrar a correta aplicação  e  ensinar a respeito. Dessa forma, além das competências elencadas, a matriz deve levar em conta este grau de domínio requerido para cada função, mapeando-se  o nível de domínio desejado por competência para cada função.

            Por outro lado, vários colaboradores  podem ter domínios diferentes das competências , mesmo exercendo a mesma função . Isso identifica os  profissionais que já tem maturidade profissional em sua função e os que ainda estão se desenvolvendo .Neste ponto, uma avaliação de cada colaborador utilizando a matriz de competências, permitirá analisar quais as competências  ainda precisam ser desenvolvidas em cada um e identificar os que se destacam e merecem galgar um posto acima, identificando os gaps de desenvolvimento e possíveis destaques na equipe, que precisam ser reconhecidos.

Motivos para avaliar

Avaliar para dar feedback , motivar , mapear as necessidades, reconhecer o bom desempenho.

            A avaliação feita pelo gestor direto, é o caminho mais simples, e uma oportunidade para o colaborador receber um feedback do seu desempenho, ser motivado a complementar seu conhecimento e aplicar suas habilidades, ficando ciente da necessidade de seu aprimoramento profissional, através da identificação de gaps entre o domínio desejado, apontado na matriz e o avaliado. Pode-se adotar algumas variações nesse momento, como a auto-avaliação, onde o colaborador será convidado a refletir sobre seu domínio em cada competência e a avaliação de pares ou clientes internos , em que será dada a visão de terceiros. Ambas as avaliações somente servirão de guia ao gestor no momento de dar feedback ao colaborador .A recomendação inicial é de se utilizar apenas da avaliação do gestor, para simplificar o processo e já obter os ganhos proporcionados pela ferramenta em menor prazo e de forma mais simples.

E se surge uma vaga na equipe?

            Sempre que surge a  necessidade de se recorrer ao mercado, há a necessidade de se pesquisar  os conhecimentos dos candidatos, e a partir de uma matriz de competências, o RH poderá fazer uma primeira análise dos requisitos e domínio declarado, que posteriormente poderão ser checados pelo gestor.

            Dentro da empresa, pode-se aproveitar a analise da matriz e identificar possíveis candidatos internos  a uma vaga, pelas competências que demonstram para a função.

            Comparando uma avaliação atual com a matriz de outros cargos, pode-se determinar um road map para o colaborador elaborando um plano de ações para seus próximos passos, independentemente de haver uma vaga em aberto ou não, mas preparando-o para assumir novas funções no futuro, ou ser um colaborador polivalente.

Investimento em Treinamento e capacitação da equipe

É importante ter em mente a necessidade de documentar e motivar o aprendizado das pessoas na organização. Realizar treinamentos é uma das maneiras de evoluir o conhecimento da organização, para desenvolver a competência dos colaboradores. Desta forma, deve ser orientado com muito critério pelas lideranças, com o apoio da equipe de recursos humanos. Nada melhor que uma ferramenta que aponte os pontos que precisam ser desenvolvidos em cada indivíduo,  e os passos para se chegar ao nível ideal desejado. É muito importante que o resultado esperado esteja claro para as pessoas antes de começar o treinamento. Isso ajuda a compreender melhor o trabalho que será realizado e o que isso significa para o crescimento da empresa.

            Além disso, o treinamento ideal não deve ficar apenas no estudo das normas, processos e procedimentos documentados, mas ter algumas variantes, na forma de apresentação, incentivar o bate papo, pequenos workshops ou reuniões para a equipe debater e tirar dúvidas. A retenção do aprendizado é  cada vez maior conforme a participação e engajamento do indivíduo, partindo de 10% quando se apenas lê uma informação, para 95% quando se ensina alguém. Veja a pirâmide de William Glasser( psiquiatra americano, 1925-2013).

            Os workshops possibilitam a repetição sobre determinado assunto, de forma variada, para uma maior fixação, um reforço, com depoimentos de como foi aplicado o treinamento, se foi mais fácil realizar determinada tarefa, quais dificuldades, promovendo um debate. É necessário discutir sobre a execução das tarefas, quando o treinamento for sobre processos e procedimentos.

Acompanhamento e Evolução da Equipe

É preciso acompanhar o resultado do treinamento. Se não for acompanhada a evolução de cada colaborador após um treinamento, o investimento pode ser simplesmente uma despesa.

            De maneira simples a avaliação da reação após o treinamento, feita pelo próprio treinando, ajuda a perceber se há falhas na metodologia de ensino empregada, ou na didática do professor .

A avaliação de aprendizagem ,com provas antes e depois do treinamento, ajuda e perceber a assimilação do conteúdo, além de incentivar o aluno que fica estimulado em saber que será avaliado ao final. Esta avaliação também ajuda e identificar pontos que necessitam de um reforço.

O mais importante, entretanto, é a avaliação da aplicação do conhecimento adquirido nos treinamentos na execução de suas tarefas. Todo o cuidado na hora de definir um número para esse acompanhamento. Utilize um indicador e não simplesmente um dado. Por exemplo, acompanhar o número de peças com defeito em uma linha é um dado, demonstra somente o número de peças com defeito, não importando quantas foram produzidas, acompanhar o % de peças com defeito em uma linha, é um indicador, pois considera a variação da produção total. Outro alerta é que considerar as não conformidades em um processo também não demonstram claramente a assimilação ou não de um treinamento que resultaria na melhora de certa competência, pois os processos não são perfeitos e há inúmeras variáveis além da humana envolvidas.

            Um novo ciclo de avaliação pala matriz, poderá revelar se o treinamento foi assimilado pelo colaborador, e se está sendo aplicado,  verificando-se o % de gaps encontrados (domínio da competência desejado x avaliado)  em comparação a avaliação anterior, e os treinamentos realizados.

            O resultado de um conjunto de ações de treinamento em uma equipe deve, além de demonstrar uma aderência a matriz ideal de competências, promover uma melhoria significativa na produtividade, qualidade e felicidade da equipe.

Montando uma matriz de competências

 Defina a equipe que será avaliada e suas funções , forme um grupo com alguns gestores das áreas, que conheçam bem os detalhes e tarefas necessárias a cada etapa do ciclo de trabalho, faça uma lista do agrupamento de competências que devam ser avaliadas, como por exemplo EHS, Qualidade, Competência  Técnica Geral, Informática, Competências Específicas da área, por exemplo Elétrica, Mecânica.

            É importante ressaltar que há agrupamentos de competências gerais para toda a empresa, como por exemplo, EHS, e há agrupamentos específicos por área  como, por exemplo, Agrupamento  Mecânica para a funções de manutenção.

            Para cada um dos agrupamentos, defina as competências que devem ser demonstradas  pelos colaboradores, por exemplo:

Agrupamento EHS :

             Competências :

                  Política da empresa

                  Avaliação de Riscos

                  Brigada de incêndio

                  Análise de Acidentes

                  CIPA

Agrupamento QUALIDADE :

             Competências :

                  Visão da Qualidade

                  Controle de qualidade

                  Qualidade Assegurada

            Na elaboração da matriz, poderemos encontrar vários níveis ou situações de domínio sobre as competências elencadas, que darão a visão da necessidade e do nível atual individual e da equipe.

             Uma função pode não requerer certa competência, porém a mesma deverá estar na matriz, pois ela deve contemplar o todo, além de permitir a análise para uma eventual movimentação.

            A função pode requerer que o colaborador tenha apenas o conhecimento   básico  ; que saiba realizar  o básico em circunstância normal e com certo acompanhamento; que saiba realizar a tarefa sem acompanhamento sob qualquer circunstância  ou  que tenha domínio em qualquer situação e saiba transmitir seu conhecimento.

  Definidos os agrupamentos e as competências, estabeleça o nível de domínio da competência que se deseja para cada função. Note que pode haver  funções que não necessitam demonstrar  a competência:

A matriz básica esta montada

Formas de avaliar utilizando a matriz de competências

                O gestor, de posse da matriz, poderá analisar cada colaborador de sua equipe  de forma empírica, e assim atribuir a cada um seu domínio em cada competência. Essa forma de avaliação não é a ideal, pois o resultado irá variar de acordo com a percepção de cada gestor .

            Descer um nível na definição da matriz e elaborar um questionário de avaliação, forçará uma analise mais detalhada pelo gestor e criará um padrão na forma de checar o domínio de cada colaborador.

            Para cada competência, defina questões com respostas Sim/Não que permitam validar o domínio em cada nível, escrevendo de forma simples e clara o que deve ser demonstrado para que haja aquele nível de domínio. Utilize frases curtas e de fácil  entendimento. Não se esqueça de envolver algumas pessoas para checar o entendimento das frases,  e a abrangência do questionário.

Ø  Agrupamento EHS

Ø  Competência :Política da empresa

Nivel 1- Básico – conhece , foi informado

·         Conhece a Politica de EHS da empresa?

·         Foi treinado nos conceitos sobre EHS?

Nivel 2- Sabe fazer em condições normais e  com certo acompanhamento

·         Sabe explicar alguns itens da política?

Nivel 3- Sabe fazer em qualquer condição sem acompanhamento

·         Entende a maioria dos itens da política

·         Entende o motivo de a empresa possuir tal política?

Nivel 4 – Domina e sabe  transmitir seu conhecimento aos demais

·         Conhece totalmente a política, a pratica e a explica aos colegas?

            Elaborando o questionário,  a avaliação não será subjetiva, pois o gestor deverá analisar o desempenho do colaborador e responder ao questionário, sem esquecer de analisar algum item. O resultado das respostas dará o nível avaliado e não um simples sentimento do gestor.

            Para a elaboração dos grupos, da relação das competências e do questionário é importante  a participação de um grupo de gestores com visão das funções que serão mapeadas na matriz.

Ferramentas

            A maneira simples para se iniciar o processo , é com a utilização de planilhas, porem há de se destacar:

·         Uma planilha complexa,  com macros, fórmulas é difícil de ser atualizada por outras pessoas , senão quem a elaborou. Pode-se perder todo o trabalho caso haja troca de colaborador responsável pelo desenvolvimento da planilha.

·         Para garantir melhores resultados e padronização, as planilhas necessitarão programação avançada.

·         É difícil a comparação entre áreas e a visão geral da empresa, sendo necessário um trabalho adicional para eventualmente relacionar  informações e varias planilhas.

·         Cada gestor deverá utilizar uma planilha diferente para suas avaliações, não é possível o uso simultâneo.

·         A atualização em uma planilha, não atualiza as demais.

·         Atualizações nas equipes irão gerar trabalho de atualização nas planilhas

·         Atualização ou alteração na matriz, irá gerar atualização em todas as planilhas

·         Risco de falta de backup

·         É difícil elaborar um plano de ações unificado na empresa.

·         As informações não estarão em uma única base de dados, podendo ficar desatualizadas em alguma.

Portanto, se utilizar planilhas poderá gerar um maior trabalho e dor de cabeça do que ser uma solução.Calcule o tempo investido para o desenvolvimento da planilha e sua manutenção, o tempo com retrabalho quando necessitar de analises diferenciadas, o risco de segurança dos dados e falta de backup, o risco da não padronização por falta de atualização

            Uso de um sistema simples e com baixo investimento

            A solução Skillmatrix da Singlesoft Sistemas, além de contemplar as funcionalidades básicas para a elaboração da matriz e das avaliações, permite a emissão de gráficos, relatórios, consultas, a um custo extremamente competitivo, sem necessidade de investimento em infra estrutura, com planos que necessitam apenas acesso a internet por parte dos usuários, além de contar com consultoria especializada em sistemas para Recursos Humanos. E ainda mais, o sistema pode ser customizado para a necessidade de sua empresa.Nossa missão é lhe oferecer uma solução , desde a mais simples e com baixo investimento até a que seja totalmente desenhada para sua necessidade.